Invullen van trajectoffertes in 4PS om sturing mogelijk te maken
Bij het opstellen van rapportages over hoe succesvol we zijn in het winnen van offertes kwamen we erachter dat de rapportages onvoldoende inzicht geven door onvolledige/verkeerde invoer. Daardoor kunnen we deze beperkt tot niet inzetten om te voorspellen of we op de juiste weg zijn, extra inspanning moeten leveren of misschien onze projectmarges te vergroten omdat we “te goed scoren”. We voorkomen ook dat de ontwikkeling van de orderportefeuille positiever lijkt dan de werkelijkheid.
Vanuit bovenstaande motivatie willen we het registreren en opvolgen van offertes aanscherpen. Hiermee willen we het zelf bijhouden van Excel lijstjes voorkomen en jullie minder belasten met uitvragen over cijfers. Per thema is aangegeven wat de aangepaste/vernieuwde werkwijze is. Wanneer je meer duiding, uitleg of voorbeelden nodig hebt, laat het weten. Dan kunnen we nadere toelichting geven.
Let op: De overige instructies blijven van kracht, ook de kenmerken moeten gewoon ingevuld worden.
Actie: Graag onderstaande aanwijzingen opvolgen voor nieuw aan te maken trajectoffertes en de stappen 1, 2 en 4 graag voor alle openstaande offertes (status 02. INDIE) nalopen.
-
Altijd offertes registreren als Trajectofferte:
- Registreer elke offerte in 4PS, hoe onbetekenend dit ook lijkt. Als je alleen gewonnen offertes invoert (of erger, helemaal geen trajectoffertes) dan ontstaat er een sturingsprobleem wanneer we naar “verwachte omzet” gaan kijken;
- Registreer ook de aanbiedingen voor verzilveren van optiejaren of verlengingsoffertes in 4PS.
-
Zo volledig mogelijk Invullen van de Trajectoffertekaart:
- Aanbiedingsbedrag wordt niet altijd correct ingevuld, vul deze correct in (uitleg);
- Begin- en einddatum van de werkzaamheden op de trajectofferte klopt niet, vul deze in en werk deze bij zodra deze veranderen (uitleg);
- Kostprijs van de aanbieding wordt niet ingevuld, vul deze in om winstgevendheid van offertes te kunnen opvolgen (uitleg);
- Er zijn meerdere openstaande offertes voor hetzelfde werk waardoor deze “dubbel” tellen, kies hiervoor een andere status. (uitleg)
- Aanvraagdatum wordt niet structureel vastgelegd, deze wordt gebruikt om toe- of afname van aanvragen vast te leggen (dit is zeker in de huidige crisis een belangrijk punt).
-
Volg offertes gestructureerd op:
- Pas slimme filters toe, volg wekelijks offertes op. Wanneer je een “verwachte orderdatum” invult kun je deze gebruiken om op te volgen (filter bijvoorbeeld op offertes die de komende maand naar verwachting order worden).
- Voer wijzigingen tijdens het opvolgen (bijv. wijziging verwachte orderdatum, begin- of einddatum meteen door zodra je het hoort, dan houden we onze rapportages zuiver.
- Is altijd helder wie de offerte opvolgt? Maak dit duidelijk in het veld “Verkoper”. Deze persoon is verantwoordelijk voor de opvolging van de offerte (dus niet per sé de Vestigingsmanager).
Mocht je vastlopen bij het invullen of genoemde velden niet kunnen vinden, meldt dit via een melding in de servicedesk onder het onderdeel 4PS --> CRM. Wanneer we deze stap zetten gaat 4PS bruikbare stuurinformatie opleveren!
Invullen trajectoffertekaart
Aanbiedingsbedrag + begin- en einddatum: instructie
We zien dat het aanbiedingsbedrag vaak niet goed op de trajectoffertekaart wordt ingevuld.
Hiervoor moeten de volgende richtlijnen worden gevolgd:
Basisprincipes begin- en einddatum:
- “De begin- en einddatum volgen de looptijd zonder optiejaren”
- “Aanlegwerken met een nazorgperiode > 1 jaar splitsen we op in aanleg en nazorg”
- “Offertes voor onbepaalde tijd hebben een looptijd van 1 jaar”
Basisprincipes Aanbiedingsbedrag:
- “Contractwaarde (omzet) tussen de begin- en einddatum op de trajectoffertekaart. De begin- en einddatum zijn altijd gebaseerd op de looptijd zonder optiejaren”
- “Wanneer de contractwaarde vooraf niet bekend is (RAW-raamovereenkomst, Regietarieven) maak je een veilige [1]schatting van de te realiseren omzet tussen de begin- en einddatum”
[1] Wanneer je verwacht dat de omzet ergens tussen de 100.000 en 200.000 valt hou je 100.000 aan.
[2] Als de aanleg en het onderhoud/nazorg binnen 1 kalenderjaar vallen volstaat 1 trajectofferte.
Aanbiedingsbedrag + begin- en einddatum: Voorbeelden
Voorbeeld: Meerjarig onderhoud
Invullen op trajectofferte in 4PS:
- Looptijd van 01-04-2020 t/m 31-03-2022
- 2x optie tot verlengen met 1 jaar
- Inschrijfstaat is voor 1 jaar
- Aanneemsom per jaar is € 100.000,-
Begindatum
01-04-2020
Einddatum
31-03-2022
Aanbiedingsbedrag
200.000
Voorbeeld: Aanleg met meerjarige[2] nazorg.
Invullen op trajectofferte in 4PS:
- Aanlegproject met 2 jaar nazorg
- Aanleg € 200.000, nazorg € 25.000 per jaar.
Let op: je maakt dus 2 trajectoffertes voor dit project, 1 voor aanleg en 1 voor onderhoud! Om het overzicht te bewaren kun je een traject aanmaken, van hieruit maak je 1 trajectofferte voor aanleg. Deze trajectofferte invullen, kopiëren en aanpassen voor onderhoud.
Trajectofferte 1
Aanleg!
Begindatum
01-01-2020
Einddatum
31-03-2020
Aanbiedingsbedrag
200.000
Trajectofferte 2
Onderhoud!
Begindatum
01-06-2020
Einddatum
30-05-2022
Aanbiedingsbedrag
50.000
Voorbeeld: RAW Raamovereenkomst
Invullen op trajectofferte in 4PS:
- Voor aanleg of onderhoud
- Looptijd van 01-04-2020 t/m 31-03-2022
- 2x optie tot verlengen met 1 jaar
- Verwachte som jaarlijkse deelopdrachten ca. 400.000,-
- Inschrijfbedrag inschrijfstaat 4.000.000
Begindatum
01-04-2020
Einddatum
31-03-2022
Aanbiedingsbedrag
800.000
Initiële looptijd x verwachte jaarlijkse opdrachtsom.
Voorbeeld: Regie-aanbieding
Invullen op trajectofferte in 4PS:
- Offerte waarin urentarieven of verrekenbedragen aangeboden worden.
- Looptijd van 01-01-2020 tot 31-12-2020, kan onbeperkt verlengd worden
- Verwachte som jaarlijkse inzet ca. 50.000,-
Begindatum
01-01-2020
Einddatum
31-12-2020
Aanbiedingsbedrag
50.000
Initiële looptijd x verwachte jaarlijkse opdrachtsom.
Kostprijs invullen op trajectoffertekaarten
Vul ook de kostprijs van de offerte in op de trajectoffertekaart om winstgevendheid van offertes te kunnen opvolgen. Dit moet de kostprijs inclusief opslagen en exclusief winst en risico zijn (zie het als je kostprijs-begroting). Voor RAW-bestekken geldt: neem het totaal min winst&risico als kostprijs.
Let op: volg bij de kostprijs dezelfde werkwijze als het aanbiedingsbedrag (aantal jaar, start- en einddatum, etc).
Het verschil tussen de ingevoerde kostprijs en aanbiedingsbedrag wordt aangemerkt als projectresultaat. 4PS geeft dit weer als “Marge %” en “Marge”.
Dubbelingen voorkomen, nieuwe status:
Het komt regelmatig voor dat we onterecht dubbele waarden opnemen in onze analyses. Het gevolg hiervan is een onterecht hoge offertestand en laag scoringspercentage. Dit heeft meerdere oorzaken. Enkele voorbeelden:
- We bieden, naast de uitvraag, een alternatief aan.
- We brengen 3x een offerte uit voor exact hetzelfde werk (denk aan “een aanlegwerk voor 3 wegenbouwers” of “een daktuinaanleg voor 1 bouwer en 2 dakdekkers”).
- We schrijven in op een aanbesteding met 4 percelen.
- We schrijven in op een aanbesteding met 4 percelen, waarvan we er 2 gegund kunnen krijgen.
Basisprincipe Status bij alternatief of meerdere offertes voor hetzelfde werk:
Bij indienen:
- Maak voor elke offerte een Trajectofferte aan, werk vanuit 1 traject om het overzicht te behouden
- “De meest kansrijke offerte krijgt de status “2. INDIE”
- “De overige offertes krijgen de status “7. DUBBEL”
Bij opdracht van 1 van de offertes:
- “Alleen de offerte die opdracht wordt krijgt de status “4. OPDR”
- “Overige offertes (die over hetzelfde werk gaan) krijgen de status “6. VERVALLEN”
Bij afwijzing van alle offertes:
- “Alleen de offerte die op “2. INDIE” stond krijgt de status “5. GEEN OPDR”
- “Overige offertes (die over hetzelfde werk gaan) krijgen de status “6. VERVALLEN”
Basisprincipe: Offertes voor meerdere percelen (die allen gegund kunnen worden)
Bij indienen:
- Maak voor elke offerte een Trajectofferte aan, werk vanuit 1 traject om het overzicht te behouden
- “Alle percelen krijgen de status “2. INDIE”
Bij opdracht van 1 perceel en verlies van de rest:
- “Alleen de offerte die opdracht wordt krijgt de status “4. OPDR”
- “Overige offertes krijgen de status “5. GEEN OPDR”
Bij afwijzing van alle offertes:
- “Alle offertes krijgen de status “5. GEEN OPDR”
Basisprincipe: Indien offertes voor meerdere percelen (die niet allen gegund kunnen worden).
In dit voorbeeld kunnen er 2 gegund worden en winnen we er 1.
Bij indienen:
- Maak voor elke offerte een Trajectofferte aan, werk vanuit 1 traject om het overzicht te behouden
- Alleen de 2 meest kansrijke percelen krijgen de status “2. INDIE”
- Het aantal trajectoffertes met status “2. INDIE” is gelijk aan het aantal percelen dat gegund kan worden.”
- De overige offertes krijgen de status “7. DUBBEL”
Bij opdracht van 1 perceel en verlies van de rest:
- Alleen de offerte die opdracht wordt krijgt de status “4. OPDR”
- 1 offerte krijgt de status “5. GEEN OPDR”
- Overige offertes krijgen de status “6. VERVALLEN”
Bij afwijzing van alle offertes:
- Alleen de offertes die op “2. INDIE” stond krijgt de status “5. GEEN OPDR”
- Overige offertes (die over hetzelfde werk gaan) krijgen de status “6. VERVALLEN”